Médiation & Négociation

Le Cabinet LES ATELIERS DU DROIT a intégré une plateforme MEDIATION à son organisation.   Structure professionnelle qui propose  des processus structurés de médiation selon les apprentissages reçus en formation auprès de l’EPMN.  Cabinet Profession de Médiation & de Négociation certifié.

Rendez-vous sur la plateforme dédiée

http://www.sb-mediation.com 

(Stéphanie LIMA, Médiateur)


La Médiation est intégrée au « COMPANY OFFICE »

Des conventions sur mesure pour les entreprises avec la possibilité d’intégrer une démarche en certification RSE – Responsable & Durable.

 

Professionnels, restez en conformité avec vos obligations légales et le Code de la Consommation.

Depuis le 1er Janvier 2016, les Articles L.611-1 et suivants & R.612 et suivants du Code de la Consommation, tout consommateur et tout client, a désormais le droit de faire appel gratuitement à un médiateur de la consommation, en vue de la résolution amiable du litige qui l’oppose à un professionnel, vendeur ou prestataire de service. C’est le principe énoncé par l’ordonnance du 20 août 2015 relative au règlement extrajudiciaire des litiges de consommation transposant la Directive européenne du 21 mai 2013 (2013/11/UE) dans le Code de la Consommation.

Sont concernés toutes les activités commerciales et de prestations de services, industrielles, artisanales, libérales, ainsi que tous les secteurs à l’exclusion des services d’intérêt général non économiques, de l’enseignement supérieur et des services de santé.

Vos deux principales obligations

Informer le consommateur des coordonnées de votre médiateur de la consommation

Conformément aux articles L.616-1 et R.616-1 du code de la consommation, vous devez communiquer au consommateur les coordonnées du ou des médiateurs compétents dont vous relevez. Vous êtes également tenu de fournir cette même information, dès lors qu’un litige n’a pas pu être réglé dans le cadre d’une réclamation préalable directement introduite auprès de vos services.

Le nom et les coordonnées du ou des médiateurs de la consommation dont vous relevez doivent être inscrits de manière visible et lisible :

  • Sur votre site internet, si vous disposez d’un tel support,
  • Sur vos conditions générales de vente ou de service,
  • Sur vos bons de commande,
  • Par tout autre moyen approprié, en l’absence de tels supports.

Vous devez également mentionner l’adresse du site internet du ou de ces médiateurs, afin de permettre un accès aisé du consommateur au dispositif de médiation de ce ou ces derniers.

Enfin, lors de la conclusion d’un contrat écrit, vous devez informer le consommateur de la possibilité de recourir, en cas de litige, à une procédure de médiation de la consommation.

N’oubliez pas que, conformément à l’article 14.1 du règlement (UE) n°524/2013 du parlement européen et du conseil du 21 mai 2013, si vous procédez à de la vente en ligne, vous devez aussi indiquer, sur votre site internet, les coordonnées de votre Médiateur Référent.

La Médiation pour quels litiges ?

Tout différend opposant en France ou dans l’Union Européenne, un professionnel à un consommateur (un client), peut faire l’objet d’une médiation lorsque le consommateur a déjà tenté, sans succès, de résoudre son litige directement auprès du professionnel.

Comment choisir son Médiateur de la Consommation Référent ?

Il y a le Médiateur interne à l’entreprise, ce qui signifie que l’organisation met en place son propre service de médiation en interne.

Il y a le Médiateur sectoriel qui est mis en place par les pouvoirs publics et qui est compétent pour traiter les différends relatifs à un secteur particulier.

ET : le Médiateur conventionnel, c’est-à-dire toute autre entité de Médiation (personne physique ou morale) qui remplit les conditions légales pour assurer la médiation des litiges de consommation, qui est chois comme Médiateur Référent par le Professionnel.

Les Médiateurs Professionnels sont habilités par la CECM aux fins de prendre en charge les litiges qui leur sont soumis par des particuliers-consommateurs, auprès des professionnels. Ils ont suivi une formation dispensée par l’Ecole Professionnelle de la Médiation et de la Négociation (EPMN).

Le Médiateur référent est nommé pour une durée de trois ans. La Convention signée par l’entité de Médiation et le Professionnel est envoyée à la C.E.C.M.C.


 

Les modalités de mise en place d’un dispositif de médiation de la consommation, en 3 étapes.

ETAPE 1 : L’entreprise, le Professionnel renseigne le Formulaire nommé « Eléments pour la constitution d’une Convention dans le cadre de la mise en place du dispositif de la médiation de la consommation et le choix de votre Médiateur Référent ».

ETAPE 2 : L’entité de Médiation, Ou le Cabinet Professionnel de Médiation adresse la convention triennale au Professionnel, qui précise les modalités d’intervention du Médiateur de la consommation et les coûts afférents.

ETAPE 3 : Après la signature de la Convention entre le Professionnel et l’Entité de Médiation : Le Professionnel reçoit toutes les informations et supports d’affichage lui permettant d’informer ses clients sur les modalités d’accès à la médiation en cas de litige. Le consommateur / Client est alors informé du Médiateur référent et des modalités de sa saisine.

 


MEDIATION & RSE


 

La Médiation n’est pas une procédure au service d’un juriste. C’est un processus au service des protagonistes d’un conflit.

Avec le Décret publié au Journal Officiel le 14 mars 2015, maintenant la Médiation est placée comme préalable à l’introduction d’une procédure judiciaire civile. Les médiateurs interviennent désormais dans un champ officiel.

Le mot « Médiation » signifie « entre », le médiateur étant celui qui va de l’un à l’autre, quel que soit le nombre, pour créer du lien. Le médiateur se place entre les personnes, en tant que facilitateur. Il peut établir une relation, la rétablir, l’améliorer ou la clarifier.

Ce qui caractérise l’intervention du médiateur c’est son référentiel en matière de qualité relationnelle. La dynamique conflictuelle prise en tant que référentiel est une erreur trop souvent répétée. Le processus structuré de médiation doit permettre le démontage des conflits en ayant comme référentiel la qualité des relations.

Ce cadre de Médiation, ici décrit est celui de la Discipline de la Médiation Professionnelle.

Stéphanie LIMA a suivi la formation dispensée à l’EPMN.

La logique permet de rationaliser le parcours du démontage du conflit, avec un processus structuré, très précis, qui va jusqu’à la définition d’un projet ou d’un accord. Car, la sortie d’un rapport conflictuel est en soi un projet;

Le Médiateur a donc :

-Les compétences pour aider les personnes à déterminer les conditions relationnelles et les modalités contributives pour la conduite d’un projet.

-Les compétences pour la prévention des risques d’affrontement, des souffrances relationnelles.


La médiation judiciaire peut intervenir à tout moment, à savoir dès l’introduction de l’instance jusqu’au prononcé du jugement.
Elle peut également être proposée à n’importe quel stade de l’instance, en première instance ou en appel, et par n’importe quel juge (magistrat de la mise en état, juge des référés etc.).
Le recours à la médiation ne dessaisit pas le juge lequel peut prendre à tout moment les autres mesures qui lui paraissent nécessaires.

Le médiateur aura pour première tâche d’encadrer le débat : il fixera un agenda, rappellera le fonctionnement de la médiation, son propre rôle dans le déroulement de celle-ci, et déterminera les règles qui devront être respectées par les parties au cours de la médiation, comme la confidentialité du processus, ou le respect du temps de parole entre les parties.

Il identifiera ensuite les raisons du conflit.
Si nécessaire et en cas de situations sensibles, le médiateur peut avoir recours aux entretiens séparés lui permettant de prendre connaissance des documents ou des éléments qu’une partie ne veut pas dévoiler à l’autre mais qui peuvent être essentiels pour la compréhension du litige. Dans cette hypothèse, le médiateur n’est pas tenu de respecter le principe du contradictoire, autrement dit, il ne devra pas relever les informations dévoilées à l’autre partie.

La phase active de la médiation

Au cours de celle-ci, le médiateur reformule les termes du conflit et esquisse, avec les parties, diverses pistes en vue d’une solution au litige.
Lors de ces trois phases :
Le médiateur ne dispose pas de pouvoir d’instruction mais il peut, avec l’accord des parties et pour les besoins de la médiation, entendre les tiers qui y consentent (article 131-8 CPC).
Il est tenu au principe de confidentialité, sauf accord contraire des parties. Par ailleurs, les constatations du médiateur et les déclarations recueillies au cours de la médiation ne peuvent être divulguées aux tiers ni invoquées ou produites dans le cadre d’une instance judiciaire ou arbitrale sans l’accord des parties (L. du 8 févr. 1995, art. 21-3, al. 1er).
La personne physique qui assure la médiation tient le juge informé des difficultés qu’elle rencontre dans l’accomplissement de sa mission (article 131-9).

La durée de la médiation est définie au cas par cas par le juge avec consultation possible des parties.
Néanmoins, sa durée ne peut pas dépasser 3 mois, renouvelable une fois pour la même durée sur décision du juge.
Le point de départ de ce délai est en principe la date du premier rendez-vous entre le médiateur et les parties.
Toutefois, le juge peut mettre fin, à tout moment, à la médiation sur demande d’une partie ou à l’initiative du médiateur ou d’office lorsque le bon déroulement de la médiation apparaît compromis (article 131-10 CPC).

Quand les parties se font assister par un avocat lors de la médiation :

Les parties peuvent se faire assister lors de la médiation. Le client doit néanmoins obligatoirement se présenter à la médiation et faire valoir lui-même sa position.

1° L’avocat avant la mise en œuvre de la médiation

L’avocat qui accompagne son client dans un processus de médiation a un rôle d’information : il doit notamment évaluer puis éclairer son client sur le mode de règlement du conflit le plus approprié (procédure judiciaire, arbitrage, médiation).

Il doit indiquer à son client les avantages et les inconvénients du recours à la médiation. Il pourra également faire connaître son avis sur le choix du médiateur.

2° Au cours de la médiation

La médiation a un caractère essentiellement contractuel, et l’avocat garde une place privilégiée pour assister son client au cours du processus de médiation.

Il remplira son rôle traditionnel de conseil, examinera les solutions proposées et appréciera si elles sont conformes à l’intérêt de son client.
3° A la fin de la médiation

Si celle-ci aboutit favorablement, il reviendra à l’avocat, voire aux deux avocats présents à la médiation, de procéder à la rédaction du protocole formalisant l’accord entre les parties.
L’avantage d’avoir eu recours à un avocat-médiateur apparaît une fois de plus : celui-ci pourra en effet contribuer à la rédaction de l’accord.

L’ ACCORD DE MEDIATION

Plusieurs hypothèses :
1° Absence d’accord : dans cette hypothèse, l’instance judiciaire reprend son cours, le juge n’ayant jamais été dessaisi.
2° Accord global trouvé : dans cette hypothèse, il est souvent nécessaire mais non obligatoire de faire homologuer l’accord.
3° Accord partiel: le juge statue sur les points restant en débat.

L’HOMOLOGATION DE L’ACCORD 

FORCE EXECUTOIRE

Le juge homologue à la demande des parties l’accord qu’elles lui soumettent (article 131-12 CPC).

L’homologation est une approbation judiciaire intervenant après que le juge ait effectué un contrôle de légalité de l’accord c’est-à-dire après qu’il ait vérifié que celui-ci n’est pas contraire à la loi et ne heurte pas l’ordre public. Il effectue également un contrôle d’opportunité, c’est-à-dire de sa conformité par rapport aux intérêts en cause (intérêt de la famille, des enfants, des tiers…).
L’homologation confère à l’acte homologué la force exécutoire d’une décision de justice : la partie réticente pourra ainsi être contrainte à l’exécution avec le concours de la force publique.


La méthode des ATELIERS DU DROIT est tirée des apprentissages de l’Ecole Professionnelle de la Médiation et de la Négociation (EPMN), elle consiste en un Processus Structuré de Médiation et un schéma logique de rationalisation (principes rhétoriques et stratégie des inter communications)

LA MÉDIATION À L’ÉPREUVE DU COVID 19.

Certaines médiations ne peuvent attendre que le coronavirus ait été éradiqué de notre territoire.
La question délicate de l’organisation matérielle de la médiation dans le contexte de risque sanitaire actuel, se pose à tout médiateur : vaut-il mieux faire une médiation masquée et à distance physique les uns des autres ou une médiation en visioconférence ?
Le médiateur encourt-il une responsabilité liée à ses choix d’organisation de la médiation.

Par Françoise Sartorio, Médiatrice. (Source : Village de la Justice)
Certaines médiations ne peuvent attendre que le coronavirus ait été éradiqué de notre territoire. Les dossiers contentieux s’entassent dans les juridictions et les greffes sont surchargés de travail. Nul doute qu’avec le déconfinement progressif, les juridictions vont devoir ordonner beaucoup de médiations pour diminuer leur charge de travail.
La question délicate de l’organisation matérielle de la médiation dans le contexte de risque sanitaire actuel, se pose à tout médiateur : vaut-il mieux faire une médiation masquée et à distance physique les uns des autres ou une médiation en visioconférence ?A l’heure où tout décisionnaire (chef d’entreprise, maire…) s’interroge sur sa responsabilité par rapport au risque sanitaire, le médiateur peut également légitimement se demander s’il encourt une responsabilité liée à ses choix d’organisation de la médiation.

Le choix entre une médiation masquée et à distance physique les uns des autres ou une médiation en visioconférence ?

Depuis le 11 mai, les rassemblements organisés sur la voie publique ou dans des lieux privés sont limités à 10 personnes. Ainsi, les médiations collectives impliquant plus de 10 personnes, ne peuvent pas se faire en présentiel. Elles seront nécessairement organisées en ligne tant que les règles de distanciation sociale seront imposées dans le contexte de risque sanitaire que vit la France.

En deçà de ce nombre, la médiation en présentiel est possible sous réserve de respecter la distanciation sociale (port du masque, distance de sécurité entre les personnes…)

Certains médiateurs considèrent le port du masque comme incompatible avec la médiation en présentiel (notamment en matière familiale).
Plusieurs médiateurs ont opté pour la médiation en ligne jusque là utilisée dans des hypothèses très précises par exemple d’éloignement géographique d’un médié.
Après deux mois de confinement, l’expérience est plutôt positive sous réserve de respecter quelques consignes qui prennent du temps au préalable mais permettent ensuite d’en gagner beaucoup et de s’assurer du respect du cadre de la médiation.

Une médiation en ligne se prépare et se construit avec les futurs participants.

Le médiateur doit tout d’abord prévoir cette possibilité dans la convention d’entrée en médiation pour recueillir l’accord des médiés sur ce mode d’organisation de la médiation (notamment au regard de l’engagement de confidentialité).

Il doit ensuite préparer les médiés en leur donnant divers conseils pratiques et consacrer le temps nécessaire à leur information
- disposer d’une connexion permettant un flux vidéo et audio de qualité
- être bien à l’heure pour se connecter, voire 10 minutes en avance,
- s’isoler chez soi, ne pas être dérangé
- ne pas devoir changer de pièce pendant la médiation,
- envoyer au préalable les documents à partager sur l’écran,
- ne pas enregistrer,
- couper son micro pendant qu’une autre personne parle,
- utiliser la possibilité de converser avec le médiateur,
- lever la main pour parler….

De son côté le médiateur ne doit pas découvrir le support numérique qu’il a choisi au moment où il l’utilise. Il doit en effet maîtriser la plate-forme numérique qu’il a retenue notamment en expérimentant toutes les options qu’elle propose.

Il doit préparer à l’avance les documents qu’il voudra partager à l’écran, proposer la réunion en salles de petits groupes si des apartés s’avèrent nécessaires en cours de réunion, utiliser le tableau blanc si nécessaire, avoir réfléchi à une solution de repli s’il rencontre une difficulté technique avec son ordinateur….

Comme tout procédé, la médiation en ligne présente des avantages et des inconvénients : elle permet de réunir rapidement un nombre important de personnes à qui on évite de se déplacer, d’engager des frais et de prendre des risques (liés par ex aux transports en commun dans un contexte sanitaire délicat) elle limite aussi les frais pour le médiateur, (pas de location de salle, pas de frais de déplacement), il y a moins de risque de violence physique et d’insulte, c’est comme si la non présence physique neutralisait une certaine agressivité verbale. Les regards ne se croisent pas, une certaine fébrilité physique, la tension sont moins perceptibles, moins palpables qu’en présentiel.
Les différentes options techniques offertes par les plateformes numériques permettent au médiateur de bien rester dans le cadre de la médiation, (par ex les apartés ou le partage de documents sont possibles).

Mais il est plus difficile de garantir la confidentialité dont le respect repose plus que jamais sur la confiance réciproque que se font ou doivent se faire les personnes ; c’est certainement la limite importante du procédé (on ne peut jamais être parfaitement sûr qu’il n’y a pas une capture d’écran ou un enregistrement)

La captation de l’attention des participants est également moins aisée et il ne faut pas que la réunion dure trop longtemps. Dès qu’une personne est agacée ou lasse d’en écouter une autre, elle peut être tentée d’aller consulter ses mails sans que le médiateur s’en rende compte car pour lui, c’est toujours un regard posé sur un écran qu’il reçoit comme image. Même si bien évidemment, des yeux qui lisent, bougent et trahissent assez rapidement la personne car ce n’est pas le même regard que celui qui écoute.

Les informations non verbales qui passent au cours d’une médiation en ligne, sont évidemment moins nombreuses : le médiateur ne peut pas toujours capter les signes physiques d’énervement, d’impatience, de colère. Il doit encourager l’expression verbale tout en veillant à limiter le cafouillage au niveau de la prise de parole, c’est-à-dire des micros.

Bien sûr, il peut lui même couper les micros (sous réserve d’avoir pris la précaution d’en informer au préalable les participants) mais ce procédé peut être mal vécu et il vaut mieux éviter d’y recourir.

Enfin, quand il s’agit d’une médiation réunissant de nombreux participants (par ex 8 ou 10 personnes), le médiateur doit être attentif aux demandes d’intervention (si plusieurs personnes lèvent la main et dans quel ordre elles l’ont fait).

La médiation en ligne est donc une possibilité qu’il ne faut pas écarter d’emblée mais dont il faut bien apprécier les avantages et les limites. En temps de crise sanitaire ou d’éloignement géographique d’un ou plusieurs médiés, elle est un outil tout à fait pertinent pour pouvoir continuer à faire des médiations.

Le médiateur encourt-il une responsabilité liée à ses choix d’organisation de la médiation ?

Le médiateur n’est pas un chef d’entreprise légalement responsable de la santé physique de ses salariés mais c’est bien qui lui choisit les modalités pratiques de la médiation. S’il décide d’organiser une réunion en présentiel, il doit impérativement respecter les gestes de distanciation sociale pour ne pas faire courir de risque aux médiés.

Il lui est donc recommandé de prévoir du gel hydroalcoolique sur place et de demander aux participants de porter un masque. Il doit prévoir quelques masques en supplément dans l’éventualité où une personne arriverait sans masque à la réunion. Le médiateur doit à notre avis refuser de tenir la réunion si une personne n’en porte pas ou refuse d’en porter.

De même, le médiateur doit prévoir une distance d’au moins un mètre entre chaque personne.

Un médiateur qui choisirait de réunir les médiés en présentiel sans respecter les règles de distanciation entre les personnes, prendrait le risque de voir sa responsabilité engagée en cas de contamination au coronavirus de l’une des personnes présentes à la médiation.

En conclusion, le médiateur doit respecter les règles de distanciation sociale dans l’organisation de la médiation en présentiel.
Selon l’objet de la médiation ou les circonstances particulières de la situation, il peut décider d’organiser une médiation en ligne.
S’il prend soin de recueillir l’accord préalable des participants, s’il consacre à la préparation de la réunion en ligne le temps nécessaire et s’il maîtrise bien son outil numérique, le médiateur doit pouvoir concilier le processus de médiation avec le support numérique qu’il a choisi.


LA FORMIDABLE ODYSSÉE DES MODES AMIABLES : OSEZ LA MÉDIATION VIRTUELLE !

La situation de confinement qui est en train de prendre fin n’a pas permis d’organiser les médiations avec la présence physique des parties et, le cas échéant, de leurs conseils. Encore aujourd’hui le nombre de personnes pouvant se réunir pour la tenue s’une médiation en présentiel est limité. Lorsque les parties ne souhaitent pas repousser la tenue de la réunion de médiation à la date (incertaine) où toutes les restrictions liées à l’urgence sanitaire et au confinement seront levées, le médiateur a la possibilité de proposer des alternatives utilisant des technologies de communication virtuelle : la téléconférence (utilisation du téléphone), la visioconférence(utilisation d’une plateforme permettant l’accès à un logiciel de visioconférence), …

Par Marguerite Zauberman, Magistrat, Eric Basso, Médiateur et Martin Lacour, Avocat.

Comment l’organiser ? Quels sont les avantages, les difficultés et les points d’attention ? Les quelque propos qui suivent sont simplement issus de notre expérience et de notre pratique de la médiation en visioconférence, en vue d’un échange sur cette pratique qui s’est développée du fait des circonstances, et qui va possiblement s’installer durablement.

1/ Avant la médiation.

a) Il convient d’apprivoiser le média technologique qui sera utilisé. L’offre de ces media est abondante sur le marché. Souvent l’utilisation du logiciel est gratuite, mais dans ce cas pour une utilisation limitée dans le temps (la visioconférence est interrompue au bout de X minutes) et avec des fonctionnalités également limitées. Pour ne pas être contraint par ces limitations, il faut souscrire un abonnement professionnel payant.

Parmi les autres critères de choix, nous suggérons de vérifier si la plateforme est sécurisée, en matière d’utilisation des données personnelles déclarées par les utilisateurs (pour rappel, le RGPD vous impose de veiller à ce que tous vos sous-traitants soient en conformité), et contre les intrusions ; si elle propose une démonstration ou un tutoring qui permet de se familiariser avec les fonctionnalités offertes par le logiciel ; si elle permet l’ouverture d’une ou plusieurs salles virtuelles séparées pour l’organisation d’apartés ; comment il est possible d’organiser un paperboard ou un équivalent (par exemple un document Word sur lequel les médiés ou le médiateur peuvent écrire).

b) Il y a lieu de vérifier si la plateforme impose un nombre maximum de participants.
Si le nombre de participants est supérieur à 10, et que cela est autorisé par le logiciel, il est possible éventuellement de prévoir deux écrans raccordés au même poste pour pouvoir plus facilement visualiser tout le monde et visualiser les éventuels documents partagés.

c) Entretiens individuels : ils nous semblent indispensables avec chaque médié en préalable à l’organisation d’une réunion plénière.

Pourquoi ? pour ressentir comment chaque médié réagit devant la caméra. Est-il à l’aise pour s’exprimer sur ce média ? Le médiateur réussit-il à établir un contact avec le médié qui ait du sens, à percevoir son langage corporel et les variations de ses émotions à travers les expressions de son visage et de sa voix ?

Cette expérimentation de l’utilisation du média facilitera d’autant l’observation des parties pendant la réunion plénière.

d) Confidentialité : le contrat de médiation ou le règlement du Centre de médiation concerné prévoit-il la médiation virtuelle ?
Convient-il de prévoir que l’enregistrement de la réunion et des documents partagés est interdit ou est-ce prévu par le règlement du Centre de médiation concerné ?

e) Présence d’un traducteur : si elle est nécessaire, il convient de vérifier – que le traducteur est disponible dans la langue des médiés, – quelles sont les obligations auxquelles le traducteur est soumis, en particulier du point de vue de la confidentialité , – si tous les médiés donnent leur accord à sa présence.

2/ S’installer pour la médiation en visioconférence.

Plusieurs points méritent une attention particulière :
a) Fatigue des yeux : elle est importante et il faut vérifier quelle est la luminosité qui convient pour que vos yeux ne soient pas gênés dans la durée ;
b) Position de la caméra : il convient de vérifier que cette position vous permet d’être vu par les participants à la médiation sous l’angle que vous souhaitez et qu’ils aient la sensation d’être regardés dans les yeux, sans quoi cela peut créer une gêne importante ;
c) Bien régler le son : pour bien entendre les médiés et pour être entendu par eux ;
d) Souhaitez-vous utiliser un casque, ce qui permet d’avoir les mains libres et facilite donc la prise de notes ?
e) Si vous souhaitez prendre des notes, ouvrir une page dans une application adéquate (par exemple Word) avant le début de la réunion, éventuellement sur un autre poste informatique si vous en avez un ;
f) Enfin pour votre confort, il peut être utile de prévoir une bouteille d’eau et un café ;
g) Prévoir éventuellement un timer, qui permet de surveiller le temps de parole de chaque intervenant, toutes les applications n’en intégrant pas un.

3/ Démarrer la médiation.

a) Un tour de table permet à tous les participants, y compris au médiateur de se présenter et de faire connaissance ;
b) Comme dans les médiations en présentiel, le médiateur va rappeler les principes de la médiation, son déroulement, et demander à chaque médié un accord formel sur les règles : de non-interruption de la personne qui parle ; de défendre ses intérêts, bien sûr, en restant de bonne foi et en montrant une réelle volonté d’arriver à un accord. Pour notre part, nous recommandons également un accord sur l’interdiction d’enregistrer la réunion ;
c) La médiation virtuelle exigeant un niveau de concentration plus important que la médiation en mode présentiel, aussi bien pour le médiateur que pour les parties, il peut être utile de prévoir une durée plus courte, par exemple 2h30 à 3h, et un temps de parole limité par intervenant, par exemple 10 minutes ;
d) Pour les mêmes raisons, si possible éviter de faire plus de deux réunions de ce type dans la journée.

4/ Pendant la médiation.

a) Il est beaucoup plus facile d’observer chacun des participants en visio-conférence qu’en présence des parties, sans qu’aucun n’ait le sentiment de ne pas être regardé, ou que l’autre partie bénéficie d’une attention plus importante, ce qui peut être un grief adressé au médiateur au regard de son impartialité.

b) Faire respecter une certaine discipline au regard du temps de parole (10 minutes/intervenant), nous semble nécessaire pour éviter les tensions qui pourraient apparaître du fait de la fluidité du média. Cette discipline peut devenir ludique entre les parties (ceux qui tiennent le délai, et en sont fiers, et ceux qui ont plus de mal), étant entendu que celui à qui le temps convenu n’a pas suffi pourra à nouveau s’exprimer ultérieurement. C’est le médiateur qui est l’animateur de la réunion, et qui a donc la faculté de fermer les micros (mode « mute ») des uns ou des autres.

c) Les difficultés techniques susceptibles d’apparaître pendant la médiation sont souvent une occasion pour les parties de collaborer afin de trouver la solution du problème technique et la mettre en œuvre, ce qui favorise une relation non conflictuelle entre les parties.

d) Rôle des conseils : comme lorsque la médiation se tient en présence des parties, il est important d’avoir fixé leurs rôles et les limites de leur intervention. Il nous paraît toutefois que les interventions des conseils sont plus aisément contenues en visioconférence alors que ceux-ci ne sont pas assis à côté de leurs clients.

e) Apartés : certains logiciels permettent l’ouverture de salles en dehors de celle réservée à la médiation plénière et dans ce cas, la gestion des apartés ressemble à la pratique des apartés en médiation en mode présentiel. Lorsque cette faculté n’est pas offerte par le logiciel, certains médiateurs interrompent la session plénière, tiennent les apartés puis reviennent en plénière. Il peut toutefois être préférable de tenir les apartés après la séance plénière, indépendamment, avant la date de la prochaine réunion (ici, la distanciation géographique permet plus aisément de créer aussi une distanciation temporelle).

5/ Terminer la réunion de médiation.

Il est utile de garder quelques minutes avant l’heure de fin de réunion prévue pour :
- prévoir le calendrier et en particulier la date de la prochaine réunion ;
- recueillir un commentaire des participants sur le mode virtuel : qu’en ont-ils pensé ? se sont-ils sentis à l’aise pour exprimer leurs attentes au regard du différend à résoudre ? sont-ils prêts à utiliser ce mode dans le futur ?
- et bien sûr pour remercier les participants d’avoir accepté ce mode et pour le bon déroulement de la réunion !

6/ Quels sont les avantages et les inconvénients/risques du mode visioconférence ?

Les inconvénients ou risques liés au mode virtuel tiennent à ce que le champ d’observation du médiateur est limité à ce que montre la caméra des participants et ne permet pas de s’assurer qu’il n’y a pas d’intrus, ni que les expressions ou réactions sont toutes liées à ce qui se passe dans le cours de la médiation.

De plus, l’absence de contact physique pour saluer les participants, l’absence d’accueil en personne limitent la faculté pour le médiateur de mettre les médiés à l’aise au démarrage du processus qui est souvent anxiogène pour les parties. Enfin, des difficultés peuvent exister en termes d’accès à un réseau avec une bande passante insuffisante pour permettre ce mode de communication.

En revanche, le mode visioconférence offre le bénéfice de l’immédiateté : les parties pouvant participer à partir de leur lieu de travail ou leur domicile, même à partir de leur téléphone portable, la médiation peut se mettre en place beaucoup plus rapidement. Il n’y a pas lieu de se préoccuper de la disponibilité d’une salle pour organiser la médiation, et aucune difficulté liée à la distance ou aux modes de transport des parties n’est un obstacle.Enfin le médiateur qui est l’animateur et l’organisateur de la réunion a la faculté de fermer les micros des uns ou des autres !

Conclusion : si l’utilisation de la visioconférence se développe actuellement du fait des circonstances, il est vraisemblable qu’il convienne de considérer celles-ci comme une opportunité car les technologies alternatives à la présence physique des parties vont possiblement s’installer durablement, en particulier lorsque les parties à la médiation sont géographiquement situées à grande distance les uns des autres, et ne veulent pas ou ne peuvent pas se déplacer quelles qu’en soient les raisons (coût du déplacement, temps consommé par le déplacement, écologiques…)..